UODO rusza z akcją weryfikacji przestrzegania przepisów dotyczących inspektora ochrony danych. Prezentujemy 27 pytań, które Urząd zadaje w trakcie kontroli.
W marcu Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wystąpił do kilkudziesięciu administratorów danych z pytaniami dotyczącymi stosowania przepisów o inspektorze ochrony danych (art. 37-39 RODO). Wezwania do złożenia wyjaśnień skierowane zostały zarówno do podmiotów z sektora publicznego, jak i prywatnego.
Nie są to kontrole wynikające z rocznego planu kontroli Prezesa UODO i przewidziane na 2022 r., o których można przeczytaj tutaj https://uodo.gov.pl/pl/138/2250. Jest to nowa, niezapowiedziana akcja UODO w zakresie stosowania przez administratorów danych przepisów dotyczących inspektora ochrony danych.
Jak wskazuje UODO w komunikacie na swojej stronie internetowej https://uodo.gov.pl/pl/138/2336, UODO opracował szczegółowy zestaw pytań dotyczących stosowania przepisów o inspektorze ochrony danych na kanwie otrzymywanych od lat pytań i wątpliwości kierowanych przez inspektorów ochrony danych (a wcześniej administratorów bezpieczeństwa informacji) w kwestii statusu i zadań inspektora ochrony danych. UODO w komunikacie z 30 marca 2022 r. wskazuje wprost, że opracowane pytania będzie kierował do administratorów danych i podmiotów przetwarzających, niezależnie od sektora, w którym działają (podmioty publiczne i prywatne).
Poniżej przedstawiamy pytania, które UODO rozesłał do kilkudziesięciu administratorów danych:
Czy u administratora został wyznaczony inspektor ochrony danych (IOD)?
Czy na administratorze ciąży obowiązek wyznaczenia IOD (jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej), czy też IOD został wyznaczony mimo braku takiego obowiązku?
Czy administrator opublikował imię i nazwisko oraz kontakt do IOD na swojej stronie internetowej lub - jeżeli nie prowadzi swojej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia swojej działalności?
Czy ww. informacje znajdują się w ogólnie dostępnym miejscu (proszę wskazać to miejsce, w przypadku strony internetowej proszę wskazać jej adres oraz link do tej informacji) ?
Czy Inspektor Ochrony Danych jest pracownikiem administratora, a jeśli nie, to na jakiej podstawie prawnej wykonuje swoje obowiązki?
Czy IOD został powołany na wyłączność u administratora, czy wykonuje swoje obowiązki również u innych administratorów?
Na podstawie jakich kwalifikacji administrator wyznaczył IOD (np. wykształcenie, doświadczenie, wiedza)?
Jakie niezbędne zasoby, o których mowa w art. 38 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 administrator zapewnia IOD?
W jaki sposób administrator zapewnia zasoby na utrzymanie wiedzy fachowej IOD?
Jakie stanowisko zajmuje IOD i komu podlega w strukturze organizacyjnej administratora?
Czy administrator powołał zastępcę IOD, jeżeli tak, to kiedy?
Czy u administratora funkcjonuje zespół IOD lub inna forma stałego wsparcia IOD w zakresie wykonywania jego zadań?
W jaki sposób administrator zapewnia by IOD był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych (np. czy zostały opracowane zasady dotyczące tego, jakie sprawy mają być konsultowane z IOD, kto i w jakich sytuacjach powinien zgłaszać się w celu uzyskania konsultacji IOD, czy i na jakich zasadach IOD bierze udział w naradach kierownictwa)
W jaki sposób administrator zapewnia IOD dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania?
Czy administrator przyjął jakiekolwiek regulacje wewnętrzne dotyczące funkcjonowania IOD (w szczególności w celu zapewnienia poszanowania gwarancji jego niezależności oraz jego uprawnień w zakresie dostępu do danych osobowych i operacji przetwarzania, włączania we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych, unikania konfliktu interesów), a jeżeli tak, to w jakim akcie wewnętrznym zostały one przewidziane?
W jaki sposób administrator zapewnia, aby IOD nie były wydawane instrukcje co do wykonywania zdań przez IOD?
W jaki sposób administrator zapewnia, aby IOD nie były karany i odwoływany za wykonywanie swoich zadań?
W jaki sposób ADO postępuje w przypadku, gdy nie uwzględnia wskazówek lub rekomendacji IOD, np. czy dokumentuje powody niezastosowania tych wskazówek?
W jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych zgodnie z art. 38 ust. 4 rozporządzenia 2016/679 ?
Czy inspektor ochrony danych wykonuje również inne obowiązki lub sprawuje inną funkcję poza obowiązkami związanymi z ochroną danych osobowych, jeżeli tak to: a) jakie oraz w jakim wymiarze czasu pełni funkcję IOD, a w jakim inne zadania, b) w jaki sposób administrator ocenił, że w przypadku każdego z tych zadań nie występuje konflikt interesów, o którym mowa w art. 38 ust 6 rozporządzenia 2016/679 ? c) Czy w zakresie wykonywania innych zadań IOD podlega innym osobom niż najwyższe kierownictwo administratora?
Czy administrator opracował politykę zarządzania konfliktem interesów lub wprowadził inny mechanizm zapewniający niewystępowanie konfliktu interesów?
Czy IOD wykonuje swoje zadania jedynie w siedzibie administratora, a jeżeli nie, to w jakim miejscu i w jaki sposób zapewniona jest stała dostępność IOD dla kierownictwa i pracowników administratora?
Czy IOD opracował (systematycznie opracowuje) plan swojej pracy np. w zakresie szkoleń, audytów?
Czy taki plan był prezentowany administratorowi w celu umożliwienia dokonania oceny, czy IOD dysponuje wystarczającymi zasobami i uprawnieniami w obszarach, które IOD obejmuje swoimi zadaniami?
Jak często i w jaki sposób IOD przekazuje administratorowi wyniki przeprowadzonych audytów?
Czy administrator występował do IOD o udzielenie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych, a jeśli tak, to w jakich sytuacjach?
Czy administrator kontroluje pracę inspektora, jeżeli tak, to w jaki sposób?
Powyższe pytania mogą stanowić dla administratorów danych punkt odniesienia w kwestii stosowania przez nich przepisów dotyczących inspektora ochrony danych.
W naszej opinii najbliższa przyszłość przyniesie kolejne wezwania UODO do złożenia wyjaśnień w omawianym zakresie, stąd sugerujemy, by już teraz administratorzy danych przyjrzeli się funkcjonowaniu inspektorów ochrony danych w obrębie swoich organizacji. Pamiętajmy, że UODO w ramach prowadzonej akcji żąda nie tylko wyjaśnień, ale też przedstawienia dowodów na właściwe stosowanie przepisów, stąd administratorzy danych muszą pamiętać o zasadzie rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO.
Dodatkowe informacje: