Zmiana danych administratora a obowiązki placówki
- RODOsfera
- 31 paź
- 3 minut(y) czytania
Kim jest ADO, jak dokonać zawiadomienia o zmianie danych administratora i jak wygląda aktualizacja obowiązku informacyjnego przy zmianie danych Administratora Danych Osobowych.
Jednym z najistotniejszych obszarów związanych z przetwarzaniem danych osobowych jest przejrzystość. Aspektem przejrzystości będzie jednoznaczne określenie tożsamości Administratora Danych Osobowych (ADO), a osoba, której dane są przetwarzane musi zostać o tym właściwie poinformowana. Nie może być wątpliwości, co do tego, gdzie adresować swoje uwagi lub występować o realizację przysługujących praw tym bardziej, że w trakcie prowadzonej działalności, z różnych przyczyn, może dochodzić do zmiany danych ADO. Jednak bez względu na to czy jesteśmy jednostką realizującą zadanie publiczne czy też podmiotem z sektora prywatnego należy dołożyć starań, żeby dane dotyczące tożsamości ADO pozostawały aktualne.
KIM JEST ADO? W publicznej jednostce oświatowej (szkole, przedszkolu, żłobku) administratorem danych osobowych jest ten, kto decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych, czyli sama jednostka oświatowa, którą reprezentuje dyrektor. Możliwa zmiana danych ADO w publicznej jednostce oświatowej, którą należy zgłosić do PUODO (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) może dotyczyć zmiany w zakresie:
adresu siedziby,
pełnej nazwy ADO,
numeru REGON
W przypadku prywatnych jednostek oświatowych, administratorem danych osobowych, podobnie jak w publicznych, jest sama jednostka (szkoła, przedszkole, żłobek) - jako podmiot prawny, reprezentowany przez dyrektora.
ZAWIADOMIENIE O ZMIANIE DANYCH ADMINISTRATORA
W przypadku zmiany, należy złożyć do Urzędu Ochrony Danych Osobowych zawiadomienie o nowych danych administratora (podobna procedura jak z wcześniejszym obowiązkiem dot. zawiadomienia o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych - IOD). W dostępnym formularzu możemy podać zmianę obejmującą:
imię i nazwisko (gdy ADO jest osobą fizyczną),
adres zamieszkania (gdy ADO jest osobą fizyczną),
firmę przedsiębiorcy (gdy ADO jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą),
adres siedziby,
pełną nazwę ADO (ze wskazaniem formy prawnej)
REGON
Jeżeli którakolwiek z wymienionych wyżej kategorii danych ulegnie zmianie należy powiadomić o tym Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zawiadomienie składamy drogą elektroniczną, a dokument można uwierzytelnić kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Na złożenie zawiadomienia przewiduje się termin 14 dni od momentu nastąpienia zmiany. Przekroczenie terminu nie wiązało się dotychczas z żadnymi konsekwencjami ze strony UODO.
Zawiadomienie można złożyć korzystając z poniższego linku: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou877
AKTUALIZACJA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO
W przypadku podmiotów danych, czyli osób, których dane przetwarzamy, nie mamy obowiązku informowania o każdorazowej zmianie. Niemniej treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych powinna zostać zaktualizowana. Obowiązek informacyjny może być realizowany w wielu kontekstach. W zależności od czynności przetwarzania, może stanowić integralną część stosowanych wzorów formularzy, kwestionariuszy czy wniosków lub mieć formę linku prowadzącego do informacji opublikowanej na stronie www.
Możliwe rozproszenie informacji będzie związane z ryzykiem przeoczenia tekstu, który powinien być zaktualizowany. Obowiązek informacyjny może być realizowany, m.in. przy:
naborze na wolne stanowisko,
zatrudnieniu,
przyjmowaniu wniosków (np. zfśs),
umowach zlecenia,
umowach o dzieło,
stosowaniu monitoringu wizyjnego i w wielu innych kontekstach,
wnioskach o przyjęcie do jednostki,
zgodach na wykorzystanie wizerunku,
zgłoszeniach do konkursów,
itd.
W przypadku zmiany danych ADO, należy dokonać przeglądu wszystkich stosowanych obowiązków informacyjnych, a następnie zdjąć z obiegu te, które są nieaktualne i zastąpienie ich nowymi.
Zmiany opisane powyżej będą dotyczyły także wzorów dokumentów pozostających w obiegu wewnętrznym. W przypadku zmiany danych należy zaktualizować, m.in. treść upoważnień, jeżeli podajemy w nich nazwę administratora, który upoważnia daną osobę do przetwarzania danych w jej imieniu. Jeżeli wzory stanowią załączniki do obowiązującej Polityki Ochrony Danych Osobowych, to ta również powinna zostać zaktualizowana w omawianej sytuacji.
W każdym wypadku proszę konsultować wszelkie podjęte kwestie z Państwa IOD, jeżeli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości, w szczególności w związku z faktycznym zakresem zmian jakie należy nanieść na dystrybuowane dokumenty.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOsfera.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz innych ważnych tematach dla oświaty. Jeżeli masz pytanie lub ciekawe tematy na POSTY, wyślij do nas taką informację - opublikujemy odpowiedź na BLOGU.
Dodatkowe informacje:
