Współpraca z biurem podróży przy organizacji wycieczki szkolnej

Rusza sezon wycieczek i zielonej szkoły. Prezentujemy zasady przetwarzania danych osobowych, których należy przestrzegać przy organizowaniu wyjazdów i współpracy z biurami podróży, by właściwie przestrzegać przepisów RODO.


Zasady wg których jednostki oświatowe mogą organizować dla uczniów krajoznawstwo i turystykę zostały określone w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2018 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz. U. 2018 poz. 1055).

Z punktu widzenia ochrony danych osobowych w kręgu naszych zainteresowań pozostaje:

  1. Sposób pozyskiwania danych osobowych uczestników wycieczek.

  2. Zakres pozyskiwanych danych osobowych.

  3. Udostępnianie danych osobowych uczestników wycieczki innym podmiotom.


POZYSKIWANIE DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe pozyskiwane są od rodziców uczniów niepełnoletnich, którzy wyrazili zgodę na udział swojego dziecka w wycieczce.

Rodzice ucznia wyrażają zgodę w formie pisemnej.


ZAKRES DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW WYCIECZKI (UCZNIÓW)

Wśród dokumentacji, którą należy przygotować w związku z organizacją wycieczki szkolnej, wymienia się we wspomnianym na wstępie rozporządzeniu, kartę wycieczki do której załącza się listę uczniów biorących udział w wycieczce. Lista zawiera:

  • Imię i nazwisko

  • Numer telefonu rodzica lub rodziców ucznia

W praktyce zakres danych może być szerszy uwzględniając potrzebę ubezpieczenia uczniów w przypadku wycieczki zagranicznej lub potrzebę zameldowania w miejscu noclegowym.


RELACJA BIURO PODRÓŻY – SZKOŁA Zgodnie z § 1 ust. 2 rozporządzenia szkoły mogą współdziałać ze stowarzyszeniami i innymi podmiotami, których przedmiotem działalności jest krajoznawstwo i turystyka. W związku z tym przy organizacji wycieczki można nawiązać współpracę z biurem podróży.

Co prawda można znaleźć opinie, wg których w ramach takiej współpracy dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych, co w konsekwencji związane będzie z zawarciem stosownej umowy.

Niemniej charakter współpracy przy organizacji wyjazdu wskazuje, że realizacja wszystkich wymogów związanych z powierzeniem nie będzie możliwa. Przede wszystkim z powierzeniem będziemy mieli do czynienia gdy głównym przedmiotem danej umowy będą operacje na danych osobowych. W naszym przypadku głównym przedmiotem umowy z biurem podróży będzie organizacja wyjazdu poprzez zapewnienie transportu, noclegu oraz organizacja przebiegu wycieczki.

W ramach powierzenia procesor (potencjalnie biuro podróży) byłby zobowiązany do przetwarzania danych wyłącznie w ramach i na polecenie administratora (szkoły).

W rzeczywistości to biuro podróży decydować będzie o miejscu zakwaterowania czy wyborze towarzystwa ubezpieczeniowego (jeśli w grę wchodzić będzie ubezpieczenie uczestników wycieczki).

Po zakończeniu potencjalnego powierzenia procesor jest zobowiązany do usunięcia lub zwrotu powierzonych danych osobowych i wszelkich ich istniejących kopii. Także w tym przypadku biuro podróży nie mogłoby spełnić tego warunku bo dane, które potencjalnie zostały mu powierzone stanowią część dokumentacji samego biura, które to jest zobowiązane prowadzić.

W związku z powyższym należy się skłonić w kierunku opinii, że relacja pomiędzy jednostką oświatową a biurem podróży, w kontekście organizacji wycieczki szkolnej opiera się na stosunku administrator-administrator.



Dodatkowe informacje:

372 wyświetlenia0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie