top of page
Szukaj

Rozwiązanie umowy z pracownikiem a RODO

Zaktualizowano: 26 cze

Dobre praktyki dla zachowania bezpieczeństwa danych osobowych

Rozwiązanie umowy z pracownikiem a RODO

Zakończenie roku szkolnego to okres, który co prawda kojarzy się ze spokojem w jednostkach oświatowych, ze względu na początek okresu wakacyjnego związanego przede wszystkim z brakiem zajęć dydaktycznych, ale bywa też okazją do wprowadzania zmian organizacyjnych, mogących być efektem roszad kadrowych wśród nauczycieli, pracowników administracji, a także samych dyrektorów.

 

Zmiany kadrowe to proces, który najczęściej ma miejsce z początkiem nowego roku szkolnego. Przejęcie obowiązków dyrektora wiąże się z dodatkowymi procedurami tj. z przejęcie majątku rzeczowego szkoły, w tym budynku, wyposażenia, stanu magazynu, a także majątku finansowego, stanu gotówki w kasie i banku oraz przekazaniem ksiąg rachunkowych.


W całym procesie rozwiązania współpracy z pracownikiem

należy pamiętać również o ochronie danych osobowych,

właściwych procedurach i dobrych praktykach.


Każdy pracownik w chwili podpisywania umowy o pracę zobowiązuje się do przestrzegania poufności danych i zachowania tajemnicy, nawet jeżeli jego umowa o pracę została zawarta wiele lat przed wejściem w życie aktualnie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.


Jeśli pracownik ma starą umowę o pracę, która nie zawiera zapisów o poufności danych, to wciąż obowiązuje go prawny obowiązek zachowania tajemnicy. Zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, pracownik jest zobowiązany do dbania o dobro zakładu pracy, chronienia jego mienia oraz zachowywania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Oznacza to, że nawet bez odrębnej umowy o poufności, pracownik musi zachować w tajemnicy wszelkie poufne dane uzyskane w trakcie zatrudnienia.


W kontekście odejścia pracownika mającego dostęp do danych osobowych warto pamiętać o uwzględnieniu w całym procesie kilku dobrych praktyk, mających na celu ograniczenie lub odebranie możliwości dostępu do danych, z których w trakcie trwania zatrudnienia dana osoba mogła korzystać.


Oto kilka procedur, które warto wziąć pod uwagę:


Zabezpieczenie dostępu:

  • zablokowanie konta: zablokuj dostęp pracownika do systemów, kont bankowych i innych zasobów

  • wylogowanie: upewnij się, że pracownik jest wylogowany ze wszystkich urządzeń, na których mógł mieć dostęp do danych

  • zwrot dokumentów: dopilnuj zwrotu ewentualnych dokumentów lub plików zawierających dane osobowe, udostępnionych na czas trwania umowy

  • konta użytkowników: dezaktywuj konto pracownika w systemach takich jak: poczta elektroniczna, dziennik elektroniczny, platforma zdalnego nauczania czy program służący do kontaktu i współpracy

 

Upoważnienia:

  • ograniczenie dostępu: ogranicz dostęp do danych tylko do osób zatrudnionych, dla których określone informacje są niezbędne do wykonywania obowiązków

  • odwołanie upoważnienia: odwołaj upoważnienie do przetwarzania danych osobowych i odnotuj ten fakt (w ewidencji i na samym upoważnieniu)

 

Kopia zapasowa:

  • dane przetwarzane przez pracownika: wykonaj kopię zapasową danych przetwarzanych lokalnie na dysku pracownika, tak aby nie utracić ważnych informacji

  • przechowywanie kopii: przechowuj kopie zapasowe w bezpiecznym miejscu

 

Usunięcie danych byłego pracownika:

  • usunięcie danych pracownika: usuń dane pracownika ze strony internetowej oraz z obowiązujących od tego momentu dokumentów zamieszczonych na stronie www, stronie BIP oraz wzorach przyszłych dokumentów

 

Odebranie nośników danych:

  • zwrot nośników danych: zadbaj o zdanie urządzeń i sprawdź czy urządzenia udostępnione w celu wypełniania obowiązków służbowych, służące do przetwarzania danych są kompletne (np. komputery, smartfony oraz nośniki danych typu pendrive czy dyski zewnętrzne)

 



Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOsfera.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz innych ważnych tematach dla oświaty.  Jeżeli masz pytanie lub ciekawe tematy na POSTY, wyślij do nas taką informację - opublikujemy odpowiedź na BLOGU.



Dodatkowe informacje:



135 wyświetleń

Comments


Chcesz otrzymywać bezpłatne aktualności - Zarejestruj się

bottom of page