Wakacje to czas podróży, a co za tym idzie okres wzmożonej działalności branży hotelarskiej, która obsługuje rzesze podróżujących. Przebywając w hotelu, miejscu z założenia przeznaczonym na odpoczynek, nie możemy zapominać jednak o ochronie naszych danych osobowych.
Poniżej przedstawiamy kilka rad, o których powinniśmy pamiętać w hotelu.
Kopiowanie dowodu osobistego
Meldując się w hotelu pamiętajmy, że recepcjonista nie może żądać od nas naszego dowodu osobistego w celu wykonania jego kopii (skan/kserokopia). Jest to niezgodne z prawem, gdyż dowód osobisty zawiera więcej danych, niż jest to niezbędne do świadczenia i rozliczenia usługi przez hotel, a żaden przepis prawa nie zezwala hotelowi na wykonywanie kopii dowodu osobistego. Pracownik recepcji może jedynie poprosić nas o okazanie dokumentu w celu ustalenia naszej tożsamości.
Zastaw dowodu osobistego
Inną niedozwoloną praktyką, na którą powinniśmy zwracać uwagę, jest żądanie od nas pozostawienia dowodu osobistego w zastaw, np. w momencie meldunku czy też przy wypożyczaniu sprzętu sportowego, choć ma to zastosowanie niezależnie od rodzaju działalności. Jest to działanie bezprawne - zgodnie z art. 79 ustawy o dowodach osobistych przetrzymywanie cudzego dowodu osobistego jest wykroczeniem i jest zagrożone karą ograniczenia wolności lub karą grzywny. Pod żadnym pozorem nie gódźmy się na takie praktyki, które mogą doprowadzić do utraty kontroli nad naszymi danymi i w rezultacie doprowadzić do kradzieży tożsamości i zaciągnięcia na nas zobowiązań finansowych.
Właściwe zabezpieczenie przedmiotów zawierających dane osobowe
Przebywając w hotelu powinniśmy kierować się zasadą ograniczonego zaufania i nie pozostawiać w pokoju hotelowym dokumentów oraz wszelkiego rodzaju sprzętów, na których mogą znajdować się nasze dane osobowe, tj. komputerów, telefonów, pendrive’ów czy też aparatów fotograficznych (wizerunek również stanowi dane osobowe). Pamiętajmy, że dostęp do pokoju hotelowego ma obsługa hotelowa, wśród której może akurat znaleźć się ktoś o niegodnych zamiarach.
O naszych dokumentach i wszelkich ruchomościach powinniśmy również pamiętać w miejscach ogólnodostępnych, m.in. w hotelowym lobby. Nie pozostawiajmy naszych bagaży bez nadzoru.
Hotel jako administrator danych osobowych
Jak już wiemy zakres danych, którego hotel (lub inne miejsce świadczące usługi dla podróżnych) wymaga do rejestracji jest mniejszy niż informacje, których nośnikiem jest dowód osobisty. Niemniej podróżni są zobowiązani do podania określonego zestawu informacji na swój temat. W tym momencie hotel staje się administratorem ich danych osobowych.
Obowiązki hotelu jako administratora danych osobowych
W świetle obowiązujących przepisów każdy administrator danych osobowych powinien spełnić kilka podstawowych obowiązków. Wśród nich należy wymienić:
realizacja obowiązku informacyjnego,
nadanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych,
zawarcie umów powierzenia,
prowadzenie (w określonych okolicznościach) rejestru kategorii czynności przetwarzania,
rejestrowanie naruszeń,
wprowadzenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania z uwzględnieniem zapobiegania utraty poufności, dostępności i integralności przetwarzanych danych,
stosowanie się do zasad określających, że przetwarzanie jest zgodne z prawem, takich jak m.in. minimalizacja danych.
Powyższe punkty choć z pozoru prosto sformułowane mogą nieść za sobą trudności w dokładnym zidentyfikowaniu kontekstów, w jakich powinny być stosowane oraz ich właściwego wdrożenia.
Na kwestię ochrony danych osobowych należy spojrzeć z dwóch punktów widzenia:
po pierwsze są to prawa osób, których dane dotyczą, po drugie zaś obowiązki, które musi wypełnić podmiot będący administratorem danych osobowych.
Dobrym rozwiązaniem jest zlecenie ich wykonania wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.
Dodatkowe informacje: