Centralny Rejestr Umów - nowy obowiązek
Zaktualizowano: 5 sie
Kogo dotyczy Centralny Rejestr Umów, od kiedy obowiązuje, jakie informacje są widoczne w rejestrze, a czego nie ma, jak długo publikować dane i jak je przygotować do publikacji, czy umowy ustne należy umieszczać w rejestrze.
Ułatwienie dostępu do informacji na temat umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych, realizacja zasady jawności wydatkowania oraz ułatwienie kontroli społecznej to główne cele wdrożenia Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Rejestr ten to publiczny system teleinformatyczny, do którego trafiają informacje o umowach zawieranych m.in. przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, samorządowe zakłady budżetowe, instytucje kultury, a także publiczne placówki edukacyjne. Obowiązek umieszczania informacji w rejestrze dotyczy umów odpłatnych zawieranych od 1 lipca 2026 r. i stanowiących zamówienie w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Tego dnia nastąpi pełne uruchomienie systemu.
Wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów ma ograniczyć liczbę wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Rejestr jest jawny i publicznie dostępny. Każdy obywatel znajdzie w nim informacje na temat umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych bez konieczności składania wniosku o dostęp do informacji publicznej. System pozwala na wgląd do informacji m.in. o przedmiocie, wartości i stronach umowy, okresie obowiązywania, dacie zawarcia i zakończenia umowy oraz czy jest ona realizowana, aneksowana, zakończona czy rozwiązana. Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych uzyskali możliwość składania oficjalnych wniosków o założenie bezpłatnych kont w systemie od 1 kwietnia 2026 r.
Organem który zapewnia funkcjonowanie systemu jest Minister Finansów. Jednak za udostępnienie w systemie informacji o umowach odpowiadają kierownicy poszczególnych jednostek sektora finansów publicznych. Obowiązek prowadzenia rejestru dotyczy m.in.:
organów administracji rządowej (ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich), organów kontroli państwowej i ochrony prawa (np. NIK, prokuratura) oraz sądów i trybunałów;
jednostek samorządu terytorialnego oraz ich związków – zarówno więc gmin, powiatów i województw jak i związków międzygminnych, powiatowo-gminnych czy metropolitalnych;
jednostek budżetowych – na poziomie samorządowym są to urzędy gmin i miast, starostwa powiatowe, szkoły publiczne, przedszkola czy ośrodki pomocy społecznej;
samorządowych zakładów budżetowych - czyli np. zakładów gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, niektórych lokalnych wodociągów i zakładów transportu, które nie zostały przekształcone w spółki;
samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej - a więc publicznych szpitali, przychodni czy placówek medycznych podlegających samorządom lub ministerstwu;
uczelni publicznych np. uniwersytetów, politechnik i akademii;
państwowych i samorządowych instytucji kultury - to np. muzea narodowe i regionalne, gminne i wojewódzkie biblioteki publiczne, domy i ośrodki kultury;
agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej, państwowych funduszy celowych, ZUS, KRUS, NFZ, Polskiej Akademii Nauk wraz z instytutami PAN oraz Bankowego Funduszu Gwarancyjnego;
innych państwowych lub samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
Co jest widoczne w rejestrze
Rejestr zawiera informacje o umowach stanowiących zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Prawo zamówień publicznych - czyli odpłatnych umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej na wykonanie usług, dostaw, a także robót budowlanych pomiędzy jednostką sektora finansów publicznych a wykonawcą - niezależnie od ich wartości (wysokości kwoty w określonej w umowie).
Zgodnie z art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych w rejestrze udostępnia się:
numer umowy (o ile został nadany);
datę zawarcia umowy;
okres na jaki umowa została zawarta;
oznaczenie stron umowy;
wskazanie przedmiotu umowy;
wartość umowy;
wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków unijnych lub innych zagranicznych (niepodlegających zwrotowi);
status umowy i datę jej zakończenia;
informację o utajnieniu – jeśli część danych nie została udostępniona, w rejestrze widoczne jest kto o tym zdecydował i w oparciu o jaką podstawę prawną;
informację o aktualizacji.
Czego nie ma w rejestrze Poza sektorem finansów publicznych, a więc i wyłączone z obowiązku wprowadzania informacji do Centralnego Rejestru Umów pozostają prywatne podmioty wykonujące zadania publiczne (np. szpitale prywatne), a także fundacje, stowarzyszenia, spółki Skarbu Państwa i spółki komunalne (np. miejskie spółki wodociągowe). Wyłączeniu podlegają także przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze, instytuty w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banki państwowe oraz spółki prawa handlowego. W Centralnym Rejestrze Umów nie będą zamieszczane informacje o umowach z dziedziny obronności i bezpieczeństwa, umowach zawieranych przez służby specjalne, placówki zagraniczne państwa czy jednostki organizacyjne podległe Ministerstwu Obrony Narodowej. Wyłączone są również umowy dotyczące czynności operacyjno-rozpoznawczych finansowanych z funduszu operacyjnego. Rejestr nie obejmuje także umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej publikowanych samodzielnie przez NFZ.
W rejestrze nie znajdą się dane objęte tajemnicą (np. informacje niejawne, tajemnice firm czy dane osób fizycznych niepełniących funkcji publicznych). Do rejestru nie trafią także informacje o umowach nieodpłatnych (np. darowizny na rzecz urzędów, użyczenia czy umowy wolontariatu), a także informacje o umowach pracowniczych (umowy o pracę, akty mianowania).
Wyłączenie danej umowy z obowiązku publikacji w Centralnym Rejestrze Umów nie oznacza automatycznie, że umowa taka jest tajna. Część umów wyłączonych z CRU (np. umowy nieodpłatne, umowy użyczenia czy zawarte przed 1 lipca 2026 r.) pozostaje jawna w trybie dostępu do informacji publicznej z ograniczeniami dotyczącymi tajemnicy przedsiębiorcy, prywatności osób fizycznych i innych tajemnic ustawowo chronionych. Natomiast umowy z dziedziny obronności, działań operacyjnych czy zawierane przez służby - pozostają niedostępne także i w tym trybie.
Termin udostępniania i usuwania informacji o umowach
Obowiązek wpisu do rejestru dotyczy umów zawieranych od 1 lipca 2026 r. Informacje o umowie udostępnia się i aktualizuje bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 30 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany informacji o umowie. Informacje te są usuwane z rejestru po upływie pięciu lat licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.
Administrator danych
Minister Finansów jest administratorem danych użytkowników kont w systemie oraz danych niezbędnych do funkcjonowania systemu. Administratorem danych zawartych w umowach jest kierownik jednostki, który zamieścił w rejestrze informację o umowie - to on odpowiada za prawidłowość publikacji. Kierownik może upoważnić innych pracowników do wykonywania czynności technicznych w systemie, ale to wyłącznie na nim spoczywa odpowiedzialność z tytułu ochrony danych i informacji udostępnianych w rejestrze.
Anonimizacja danych przed publikacją
W rejestrze nie udostępnia się informacji, które są chronione na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej i przepisów o ochronie danych osobowych. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na ochronę tajemnic ustawowo chronionych, informacji niejawnych, a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Każda umowa przed wprowadzeniem do rejestru musi więc zostać oceniona – analogicznie jak przy odpowiedzi na wniosek o informację publiczną - pod kątem konieczności wyłączenia z publikacji (anonimizacji):
danych osobowych osób fizycznych niepełniących funkcji publicznych i niewystępujących w roli zawodowej, a także prywatnych danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (np. adresu zamieszkania, który nie jest adresem firmy, prywatnego numeru telefonu, numeru dowodu osobistego czy numeru PESEL);
szczególnych kategorii danych osobowych określonych w art. 9 ust. 1 RODO, jeśli znajdują się w udostępnianych umowach i dotyczą np. informacji o stanie zdrowia, przekonań religijnych czy przynależności do związków zawodowych;
tajemnicy przedsiębiorcy jeśli wykonawca skutecznie ją zastrzegł w umowie;
informacji niejawnych czy tajemnic ustawowo chronionych.
Ocena konieczności anonimizacji będzie musiała zostać przeprowadzona w terminie 30 dni od daty zawarcia umowy czyli zgodnie z wymaganym terminem udostępnienia informacji o umowie w Centralnym Rejestrze Umów.
Czy umowy ustne należy umieszczać w rejestrze W Polskim stanie prawnym umowa ustna jest umową wiążącą. Na gruncie ustawy o finansach publicznych nie wyrażono wprost zakazu zawierania tego rodzaju umów. Niemniej, zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku powinniśmy móc wykazać, że taka umowa została zawarta, np. w celu dochodzenia roszczeń lub udokumentowania poniesionych wydatków.
Poprzez umowę ustną będziemy rozumieli także tego rodzaju transakcje jak zakupy w sklepie spożywczym. Jednym ze sposobów płynnego uzupełniania zapasów, także w drobny sprzęt biurowy jest zawarcie umowy ramowej (także ustnej) dotyczącej zaopatrywania się w potrzebny towar u strony umowy. W takim wypadku zasadnym wydaje się wpisywanie do CRU danych dostawcy i kwoty wydatkowanej, np. w skali miesięcznej. Sprzedający winien wystawić paragon lub fakturę, która stanowi potwierdzenie wydatkowania określonej kwoty.
W związku z powyższym, teoretycznie, umowy zawarte ustnie mogłyby znaleźć się w CRU, jednak stanowisko Ministerstwa Finansów w tym zakresie, opublikowane na stronie https://www.gov.pl/web/finanse/najczesciej-zadawane-pytania2 wygląda następująco:
Co do zasady umowy zawarte w formie ustnej, czyli tylko za pomocą słów, bez sporządzania jakiejkolwiek formy pisemnej umowy, nie są objęte obowiązkiem CRU JSFP. Niewątpliwie w kontekście konieczności zachowania zasady przejrzystości działania jsfp, umowy ustne co do zasady powinny być zawierane wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Niemniej zgodnie z art. 34a ust. 6 u.f.p. kierownicy jsfp mogą podjąć decyzję o zamieszczaniu w CRU JSFP informacji o umowach zawartych w formie ustnej.
Ustawowe formy umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP oparte są na zasadzie pisemności tj. wyrażaniu informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać, powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Podkreślić należy, że pisemności nie należy utożsamiać z informacjami przekazywanymi w postaci papierowej.
Warto wziąć pod uwagę, że wzrost liczby umów zawieranych w formie ustnej, w szczególności w przypadku braku wcześniejszej takiej praktyki i uregulowań wewnętrznych w danej jednostce, może być sugestia chęci unikania realizacji obowiązku CRU JSFP.
PODSUMOWUJĄC: Tego rodzaju umowy można wpisywać do CRU, lecz nie ma takiego obowiązku, a samego zawierania tego rodzaju umów - nie zaleca się.
Centralny Rejestr Umów (CRU) - nowy obowiązek
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOsfera.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz innych ważnych tematach dla oświaty. Jeżeli masz pytanie lub ciekawe tematy na POSTY, wyślij do nas taką informację - opublikujemy odpowiedź na BLOGU.
Dodatkowe informacje:
