Rolą Inspektora Ochrony Danych jest także przypominanie
- RODOsfera
- 4 sie
- 3 minut(y) czytania
Jakie procesy przetwarzania, wracają każdego roku, dlaczego okresowe przypominanie ma znaczenie.
Inspektora Ochrony Danych (IOD) kojarzymy najczęściej z jego rolą eksperta i doradcy wspierającego administratora danych osobowych w sprawach związanych z ochroną danych, nadzorem nad obsługą incydentów bezpieczeństwa czy wydawaniu zaleceń do oceny skutków dla ochrony danych. Tymczasem jednym z jego ważnych, choć mniej efektowych zadań, jest zwykłe… przypominanie. Cykliczne informowanie o tych samych kwestiach, nie wynika z nadmiernej skrupulatności, lecz wpisuje się w zakres zadań IOD.
Okresowe komunikaty dotyczące procesów zachodzących cyklicznie, w mniej więcej zbliżonym czasie w roku i wysyłane z odpowiednim wyprzedzeniem pomagają w odpowiednim przygotowaniu procesu. Zgodnie z art. 39 RODO do zadań inspektora należy m.in. informowanie administratora oraz pracowników o obowiązkach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych i doradzanie w tym zakresie, a także monitorowanie przestrzegania tych przepisów w ciągłym procesie przetwarzania. Z połączenia tych dwóch funkcji – informowania i monitorowania – wynika praktyka przypominania.
Wiele obowiązków administratora danych osobowych powtarza się cyklicznie i nie ma charakteru jednorazowych czynności. Poszczególne obowiązki kumulują się w określonych momentach w roku. Rolą inspektora jest zadbać, by formalności z nimi związane, szczególnie te wynikające z przepisów szczególnych oraz ogólnych o ochronie danych nie umknęły w natłoku bieżących spraw.
Procesy, które powtarzają się z roku na rok
Część obowiązków administratora danych osobowych cechuje powtarzalność powiązana z określonym momentem w roku, kalendarzem organizacji i charakterem jej działalności. Inspektor Ochrony Danych znając ten cykl przypomina o nich z wyprzedzeniem - zwłaszcza w okresie takim jak na przykład:
Przełom roku - to dobry czas na przegląd okresów przechowywania danych, zadbanie o usuwanie danych, dla których upłynął okres retencji, przegląd rejestru czynności przetwarzania oraz zaplanowanie okresowych analiz ryzyka;
Okresy rekrutacji – czas, kiedy warto potwierdzić poprawność obowiązków informacyjnych skierowanych do kandydatów do szkoły czy nowych pracowników zawartych np. w formularzach do nich skierowanych, zadbać o usuwanie dokumentów aplikacyjnych po zakończeniu naboru i okresu przechowywania oraz o nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych nowym pracownikom;
Sezon urlopowy – ważne w tym czasie jest właściwe zarządzanie dostępem i uprawnieniami na czas zastępstw, tak by zapewnienia ciągłości realizowanych zadań nie odbywało się kosztem bezpieczeństwa danych;
Rozpoczęcie roku szkolnego - odpowiednio wcześniej w jednostkach oświatowych warto przejrzeć formularze naboru, zadbać o realizację obowiązku informacyjnego, pamiętać o zawieraniu umów powierzenia przetwarzania z nowymi dostawcami usług oraz o aktualizacji ewidencji upoważnień;
Zatrudnienie - każdorazowo przy zatrudnieniu nowych pracowników należy spełnić obowiązek informacyjny, wymagać odpowiedniego zakresu danych zgodnie z prawem pracy oraz przeszkolić nowe osoby z tematu ochrony danych osobowych (w przypadku korzystania z gotowych rozwiązań np. film szkoleniowy sprawdzić, czy jest aktywny dostęp do materiałów szkoleniowych oraz przekazać linki);
Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie wizerunku - warto w tym czasie przejrzeć zgody np. na przetwarzanie wizerunku i upewnić się, że w sposób prawidłowy realizowany jest obowiązek informacyjny wobec osób, których wizerunki chcemy publikować, np. w kontekście organizowanych wydarzeń.
Sytuacje, które uruchamiają określone obowiązki
Przypominanie dotyczy też zdarzeń, które są powtarzalne, jednak nie występują w stałych cyklach. Są to np. nieprzewidziane zmiany kadrowe i organizacyjne oraz związana z tym aktualizacja upoważnień. To także wdrożenie nowego systemu lub usługi wymagającej oceny ryzyka czy planowana nowa operacja przetwarzania, która wymaga oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) albo nowy proces przetwarzania wymagający przeprowadzenia szkoleń dla pracowników.
Dlaczego to ma znaczenie
Administrator danych odpowiada za zgodność przetwarzania z przepisami o ochronie danych osobowych i przepisami z zakresu bezpieczeństwa informacji. Przypomnienie ze strony IOD stanowi wsparcie – pozwala działać z wyprzedzeniem zanim drobne zaniedbanie lub niedopatrzenie przerodzi się w naruszenie bezpieczeństwa informacji. To jeden z tych elementów współpracy, dzięki którym ochrona danych w organizacji staje się procesem ciągłym, a nie jedynie doraźnym reagowaniem.
Rolą Inspektora Ochrony Danych jest także przypominanie
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOsfera.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz innych ważnych tematach dla oświaty. Jeżeli masz pytanie lub ciekawe tematy na POSTY, wyślij do nas taką informację - opublikujemy odpowiedź na BLOGU.
Dodatkowe informacje:
